PortPal es una herramienta software de Portpal Solutions S.L., ideada por port agents para port agents adaptada a sus operaciones diarias que, gracias al uso de una IA entrenada, disminuye la carga de trabajo de forma significativa.
La solución software tiene 3 grupos de funcionalidades clave:
1. Procesamiento de correos automatizado: Interpretador de lenguaje natural mediante algoritmos IA integrado como plug-in en outlook. Ahorra tiempo de transcripciones y permite categorizar y ordenar de forma automatizada.
2. Aplicación web: accesible desde cualquier navegador con un calendario donde se reflejan las escalas por ETA y sus tareas asociadas. Se alimenta de forma automática con correos procesados.
3. Follow up actions: acciones automatizadas en base a la información existente en la aplicación web del tipo: Actualizar ETAs, confirmación de cotizaciones, avisar a taxi, crear y enviar carta de despacho de repuestos, crear y enviar carta de policía, etc.
Con la combinación de estas funcionalidades clave se ha comprobado en entrevistas con clientes potenciales que puede llevarles a un incremento de eficiencia de hasta un 35% y conseguir mejorar dramáticamente múltiples aspectos de la operativa de una consignataria:
• Disminución de carga de trabajo manual: al no tener que copiar y pegar manualmente un gran volumen de datos.
• Creación automática de tareas por escala: dependiendo del cliente, barco, momento del año, etc se generarán las tareas necesarias para la escala con alarmas y notificaciones automáticas.
• Guardias más controladas: al poder ceder tareas de un operador a otro con toda la información necesaria.
• Minimización de errores: al ser la IA la que introduce los datos de forma automática en las bases de datos e incluir chequeos lógicos de tipo comprobación de vuelos, números de barco, etc.
• Facilidad para formar a nuevos trabajadores: dado que la herramienta guía al operador en todas las tareas que ha de realizar para cada escala de un barco.
• Generación de Informes: algo que actualmente no es posible al estar la información fragmentada. Esto permitirá a la gerencia encontrar puntos de mejora en la operativa tales como tiempo medio en resolver tareas, entre otros.
• Trazabilidad: permitiendo saber qué operario ha hecho que acción y posibilitando resolver cualquier incidencia a mucha mayor velocidad.
• Automatización acciones: envío de correos con plantillas automatizados a policía, transporte, hoteles, autoridad portuaria, proveedores de servicios externos y recepción automática de confirmación de servicios en pocos clicks. Actualmente se hace mediante plantillas de word y envíos de correo laboriosos.
Para el lanzamiento de esta empresa se han unido 3 socios profesionales con conocimientos y experiencia complementarios. Un responsable de operaciones en consignatarias de Boluda con más de 10 años de experiencia en el puesto, un arquitecto software que lleva actualmente un equipo de 30 desarrolladores y un empresario que ha fundado dos empresas tecnológicas
exitosas en Gran Canaria que cuenta además con una dilatada experiencia comercial B2B en empresas SaaS.
La Autoridad Portuaria de Santa Cruz de Tenerife manifiesta su interés en el desarrollo de este proyecto y sus resultados debido a su carácter disruptivo y componente innovador y entender que el desarrollo de esta aplicación permitirá mejorar la eficiencia de las empresas consignatarias del entorno logístico-portuario.